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Viele Talente im Einsatz: das Team der Website

Wer sich auf das Projekt "Website für die Pfarre" stürzt, braucht vor allem eines: motivierte Menschen, die gern für das Medium Internet arbeiten - und einen guten Plan.

Kurz gesagt

Die Kernfrage bei der Organisation der Website ist in der Regel: wer macht wann (oder wie oft) was? Je genauer die Verantwortlichkeiten definiert sind, desto einfacher und problemloser verläuft die Arbeit für die Website.

Hilfreich ist neben einem Organisationsplan auch ein inhaltlicher (Jahres)plan, der Schwerpunkte definiert und auch mit anderen Pfarrmedien abgestimmt ist.

Um eine Website aktuell zu halten und regelmäßig mit passenden Inhalten zu füllen, sind fixe Zuständigkeiten notwendig. Im Idealfall kümmert sich ein Redaktionsteam um die Website, möglich ist auch – je nach Umfang der Website – eine einzelne Person als Internetverantwortliche. Das Team oder die Einzelperson haben zwei wichtige Funktionen. Erstens halten sie die Website „am Laufen“, sowohl technisch als auch inhaltlich. Zweitens sind sie die Anlaufstelle für Personen, die die Website besucht haben und etwas dazu sagen oder nachfragen möchten.

In vielen Pfarren übernehmen einzelne Engagierte mehrere unterschiedliche Funktionen, kümmern sich gleichzeitig um Fotos, Texte und Organisation. Das kann gut funktionieren, es sollte aber stets gewährleistet sein, dass es für diese Person auch eine Vertretung bzw. Unterstützung gibt. Aber ganz egal, ob Team oder Einzelperson – folgende Themenbereiche müssen bei einer Website in jedem Fall betreut und beachtet werden.

Ordnung muss sein: Der Grundaufbau

Im Mittelpunkt steht hier die Frage: Wie ist die Struktur der Website aufgebaut? Es geht dabei nicht in erster Linie um die technische und grafische Struktur, sondern um das „Wo finde ich was?“ (siehe auch Artikel „Inhalte der Website“). In der Regel muss dieses Thema nur einmal besprochen werden, denn die Grundstruktur sollte sich nicht ständig ändern. Wenn sich in der Pfarre aber organisatorische oder thematische Änderungen ergeben, muss dafür gesorgt werden, dass diese Änderungen auch auf der Homepage abgebildet werden. Das bedeutet auch: es
muss klar sein, wer solche Änderungen macht bzw. machen darf und wer sie technisch umsetzen kann.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor: Eine Pfarre will in Zukunft verstärkt die Familien im Pfarrgebiet ansprechen. Es wird eine Eltern-Kind-Gruppe gegründet, es gibt eine Vortragsreihe mit Erziehungsthemen im Pfarrsaal und monatlich einen Familiengottesdienst. So viele Maßnahmen zu einem gemeinsamen Thema verdienen es, auf der Website abgebildet zu werden – z.B. mit einem eigenen Menüpunkt „Familien“ oder mit einer speziellen Kennzeichnung auf der Startseite. In einer Redaktionssitzung kann dieses Thema besprochen und ein Name gefunden werden sowie definiert werden, welche Dinge in Zukunft im Bereich untergebracht werden.

ERROR 0815: Technische Umsetzung und Betreuung

Wenn die Struktur klar definiert ist, muss sie natürlich umgesetzt werden. Technisch gesehen gibt es hier mehrere Möglichkeiten. (siehe auch Artikel „Eine Frage des Systems: die Technik hinter der Website?“) Je nach der ausgewählten Möglichkeit braucht die betreuende Person mehr oder weniger technische Kenntnisse.

Wenn die Website online ist, muss es weiterhin jemanden geben, der bei technischen Fehlern oder Problemen zuständig ist. Wenn sich etwa ein Bild nicht hochladen lässt, etwas nicht richtig angezeigt wird oder nicht mehr funktioniert. Das muss nicht zwingend die gleiche Person sein, die die Website auch tatsächlich erstellt hat, die Zuständigkeiten hängen hier auch von der Art der technischen Umsetzung ab.

Was, wann, wo: Die inhaltliche Planung

Die Planung der Inhalte muss einmal umfassend im Zusammenhang mit dem Grundaufbau der Website überlegt werden. Dabei geht es vor allem um bleibende
Informationen und Inhalte, die nicht laufend ergänzt oder aktualisiert werden müssen. Welche Informationen sind wichtig und sollen veröffentlicht werden? Wie ausführlich und in welcher Form werden einzelne Themen behandelt? Gibt es thematische Schwerpunkte?

Außerdem müssen auch aktuelle Themen im Voraus geplant werden. Eine Jahresplanung bietet sich an, da wichtige Ereignisse in der Pfarre ohnehin schon länger im Vorhinein feststehen. Zusätzlich kann man monatlich oder vierteljährlich weitere Inhalte einplanen.

Ab auf die Website: Die inhaltliche Umsetzung

Wenn der Redaktionsplan feststeht, folgt die wesentliche Aufgabe: das Beschaffen der Inhalte. Wer für die inhaltliche Umsetzung zuständig ist, muss nicht automatisch alle Texte selbst schreiben. Aber diese Person sorgt dafür, dass die Inhalte rechtzeitig eintreffen, sie bereitet sie für die Website auf und stellt sie (inklusive Fotos) online. Empfehlenswert ist es, dass eine weitere Person die Texte auf Fehler hin durchliest, bevor diese online gestellt werden.

Was immer gilt: Grundsätzliches

Ein wertschätzender Umgang miteinander und konstruktive Kritik gegenüber der Arbeit der jeweils anderen sollten in einem Redaktionsteam selbstverständlich sein. Gegenseitiges Unterstützen oder Einspringen wenn jemand ausfällt erleichtert allen die Arbeit.

Neben der genauen Verteilung der Rollen ist auch ein Organisations- oder Ablaufplan hilfreich. Darin werden Fragen beantwortet wie: Wann bzw. wie lange
nach einer Veranstaltung wird etwas davon online gestellt (Text oder Fotos)? Wer
muss was wohin liefern/schicken? Gibt es eine Deadline, einen Redaktionsschluss?
Wer übernimmt die Endkontrolle? Auch die Vorgaben für Text und Fotos sollten vorab feststehen. Wie lang soll ein Text mindestens/maximal sein? Wieviele Fotos werden benötigt? Diese detailreiche Planung mag im Vorfeld mühsam erscheinen, sie erleichtert aber das tatsächliche Arbeiten und verbessert die Qualität deutlich.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor: In der Pfarre St. Musterlein wird am 15. Oktober das Erntedankfest gefeiert. Im Vorfeld wurde auf der Homepage bereits dazu eingeladen. Laut Redaktionsplan ist Verena Kurz für einen Bericht über das Fest zuständig. Sie gibt Thomas Mehr, der viel für das Pfarrblatt fotografiert, Bescheid, dass auch für die Homepage Fotos benötigt werden. Beide wissen, dass sie laut Organisationsplan spätestens 24 Stunden nach dem Fest Text und Fotos an den Hauptverantwortlichen der Homepage, Lukas Bald, schicken müssen. Dieser kontrolliert ein letztes Mal auf Fehler und stellt dann alles online.

Text: Julia Rust