Einrichten

Maßnahmen, Budget, Team: So sichern Sie ihre Öffentlichkeitsarbeit.

Kurz gesagt

Hier erfahren Sie, wozu Sie in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit Bienen und Fliegen brauchen.

Nach dem Rohbau oder der Dachgleiche geht es hier um die konkrete Ausgestaltung Ihrer Öffentlichkeitsarbeit, das Einrichten eben. Die Maßnahmen beschreiben Themen, Kanäle und Organisation. Nicht zu vernachlässigen ist die Festlegung des Budgets und des Teams.

Mit dem Abschnitt „Bauen“ haben wir das Fundament für eine gute Öffentlichkeitsarbeit gelegt und den Rohbau hingestellt, fast schon Dachgleiche gefeiert. Nun folgen:

WOMIT: Maßnahmen
WIEVIEL: Budget
WER: Team
FERTIG! Jetzt präsentieren

WOMIT: Maßnahmen

Stellen Sie sich und allen, die in der Öffentlichkeitsarbeit tätig sind, immer wieder die Frage:

WAS wollen wir WEM sagen und WIE? Oder: Welche Botschaft für welche Menschen mit welchen Mitteln? Das WEM haben wir oben in den Dialoggruppen beschrieben, jetzt folgen die Themen (WAS), sowie die Kanäle und die Organisation (WIE).

Im Maßnahmenplan werden auf der Basis Ihrer Ziele und Strategie die Kommunikationsmaßnahmen dargestellt, am besten als Tabelle und gleich mit Budgetzahlen und Terminen. Komplexe Maßnahmen können Sie kurz beschreiben, damit sich alle etwas darunter vorstellen können.

Themen

Die meisten Themen, die Ihre Pfarre kommunizieren will, müssen Sie nicht erfinden. Sie stehen schon auf Ihrer Website, in Ihrem Pfarrblatt oder Schaukasten usw. Wollen Sie aber eine große Gruppe von Menschen – etwa über lokale Medien – erreichen, dann gilt es, nach journalistischen Kriterien auszuwählen und zu schreiben:

Außergewöhnlich: Die 27. Pfarrwallfahrt an sich ist nicht interessant, vielleicht aber eine zufällige Begegnung mit einer anderen Wallfahrergruppe oder die Katze, die sich zum Altar schlich.
Nah: Ereignisse in unmittelbarer Nachbarschaft sind interessanter als von irgendwo.
Prominent: Bekannte Menschen oder Einrichtungen vervielfachen das Interesse.
Wirksam: Nachhaltige und längerfristige Konsequenzen erhöhen die Neugier vieler Menschen.

Denke Sie dabei niemals nur an einen Text! Ohne Bild sind viele Meldungen für JournalistInnen nur Makulatur.

Häufig kommen Sie auf Themen, wenn Sie mit VertreterInnen Ihrer Dialoggruppen Kontakt halten. Die sagen oft gern, was sie interessiert. Dann müssen Sie nur noch handeln.

Kanäle

Welche Kanäle haben wir für unsere Kommunikationsmaßnahmen zur Verfügung? Häufig können Pfarren folgende Kanäle einsetzen:

Pfarr-eigene Medien (Pfarrblatt, Plakate, Flyer, Website usw.)
Medien der Diözese und befreundeter Organisationen (z.B. politische Gemeinde)
Direkte Kommunikation: persönlich (Gespräch, Telefonat) oder schriftlich (Newsletter, Rundmail)
Bezirksmedien (Internet, Print, Radio ...)
Events/Veranstaltungen: eigene und fremde

Achten Sie darauf, alle Kommunikationskanäle zu berücksichtigen, je nach ihren Stärken (siehe auch pfarrmedien.at → Einstieg). Dabei können wichtige Dialoggruppen ruhig mehrfach angesprochen werden.

Organisation

Nun können Sie die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen planen. Dafür müssen Sie den Einsatz der Maßnahmen terminisieren.

Wie folgen die einzelnen Maßnahmen aufeinander? Welche Maßnahmen werden auf verschiedenen Kanälen gleichzeitig lanciert, um die Wirkung zu verstärken?
Meilensteine festlegen: Wann müssen Teilaufgaben abgeschlossen sein, damit andere Aufgaben begonnen werden können?
Fixe Termine wie Ferien, Feiertage, Kirchenjahr berücksichtigen

WIEVIEL: Budget

Welches Budget hat die Pfarre für Öffentlichkeitsarbeit eingeplant? Für Pfarrblatt, Wochenzettel, Website, Social Media, Schaukasten, Schriftenstand usw.? Was brauchen Sie für die oben geplanten Maßnahmen? Versuchen Sie den Aufwand dafür zu berechnen bzw. abzuschätzen, indem Sie Angebote einholen oder Erfahrungswerte einsetzen. Rechnen Sie mindestens 10 Prozent als Reserve ein. Welche Ihrer Maßnahmen könnten für Sponsoren interessant sein (z.B. Anzeigen im Pfarrblatt)? Welche könnten Sie – zumindest teilweise – aus Spenden finanzieren?

Irgendwann wird jemand fragen, ob man all diese (teuren) Maßnahmen braucht. Planen Sie daher gleich ein, wie der Erfolg gemessen werden kann. Z.B. durch eine einfache Umfrage im Pfarrgebiet, welche Maßnahmen bekannt sind, welche wie genutzt und wie sie bewertet werden.

WER: Team

Spätestens seit Corona wissen wir: Allein geht wenig, gemeinsam schaffen wir Vieles. Aber meist stehen potenziell Mitarbeitende nicht Schlange, um Aufgaben zu bekommen. Sie müssen sie suchen. Tipps dazu finden Sie im Artikel „Wie machen wir es? Die Organisation“. Die Mitglieder sollen nicht nur jedes für sich etwas beitragen können, sondern müssen auch ein Team bilden. Dazu brauchen Sie Bienen und Fliegen.

Was das heißt? Das illustriert folgende Geschichte: Eine leere Flasche liegt auf dem Fensterbrett, mit der Öffnung ins Rauminnere. Wenn in dieser Flasche Bienen sind, werden sie wahrscheinlich darin zugrunde gehen. Sind jedoch Fliegen drin, dann ist die Flasche in wenigen Minuten leer. Warum? Bienen suchen den direkten Weg zum Licht. Wenn der versperrt ist, haben sie keinen Plan B. Fliegen hingegen streben nicht auf ein Ziel zu, sie machen viele leere Kilometer, finden aber immer einen Ausweg.

Achten Sie darauf, dass in Ihrem Team Bienen und Fliegen sind. Erstere sollten Pläne, Organisation oder Budget verantworten, letztere haben die Ideen, sind kreativ, können gut schreiben oder gestalten.

Daneben gibt es weitere Punkte zu bedenken:

Wie ist die Pfarre organisiert? Haben Sie wenige oder viele Teil-Verantwortliche, wie selbstständig arbeiten sie?
Wie sind die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen in der Pfarre verteilt?
Gibt es ein Gremium, dem periodisch berichtet wird oder das Entscheidungen fällt?
Welche Person, welche Gruppe im Team erledigt welche Aufgabe?
Sind Pfarrer, PGR oder andere Verantwortliche mit dem Team einverstanden?
Streben Sie eine klare Zuordnung jeder Aufgabe mit Terminen (was, wer, bis wann) an!

FERTIG! Jetzt präsentieren

Jetzt steht viel auf dem Spiel. Sie haben vielleicht lange und intensiv an Ihrem Kommunikationskonzept gearbeitet, aber es ist noch nicht beschlossen. Das Konzept muss erst der Pfarre präsentiert werden, oft repräsentiert durch den PGR. Dieses Gremium müssen Sie überzeugen. Je glaubwürdiger Sie präsentieren, desto eher wird ihr Konzept beschlossen.

Deshalb eine Checkliste für die Vorbereitung:

Wer ist unser Publikum und was ist ihm schon bekannt?
Ist die Präsentation der einzige Programmpunkt oder einer von vielen (z.B. in einer PGR-Klausur)
Was wollen wir erreichen? Konzept adaptieren, Details nachliefern, Beschluss?
Wieviel Zeit haben wir für die Präsentation und die Diskussion?
Welche Fragen, auch kritische, unangenehme, könnten gestellt werden? Wie können wir uns darauf vorbereiten?
Welche technischen Hilfsmittel brauchen wir? Was steht zur Verfügung, was müssen wir selbst bereitstellen?
Wie bauen wir die Präsentation auf, damit sie anregend wirkt?
Wer spricht? (Zwei Personen abwechselnd sind meist interessanter als eine allein)
Welche Unterlagen übergeben wir? (Besser am Ende der Präsentation, damit die Aufmerksamkeit nicht durch allgemeines Blättern leidet)

Halten Sie möglichst alle Fragen und Einwände fest, denn sie kommen irgendwann wieder, wenn Sie nicht darauf eingehen. In der Regel, wenn Ihre Pfarre kommunikativ ist und Sie gut konzipiert haben, wird das Konzept nach einigen gewünschten Änderungen beschlossen. Stellen Sie sicher, dass dieser Beschluss nicht bei der erstbesten Gelegenheit umgestoßen oder abgeändert wird! Das Konzept soll den ganzen Zeitraum, für den es erstellt wurde, Gültigkeit haben.

Text: Peter Morawetz

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