EIN Newsletter

In jeder Pfarre gibt es eine Vielzahl von Interessensgruppen, Zielgruppen, Themen..., die man gerne an die Frau/an den Mann bringen möchte. Die Tatsache, dass digitale Newsletter schnell erstellt und meist kostenlos sind, führt leicht zu einem Wildwuchs und einer regelrechten Überflutung von E-Mail-Postfächern.

Wir empfehlen daher, dass eine Pfarre, ein Pfarrverband o.ä. EINEN einzigen Newsletter verschickt, im Interesse der Empfänger/innen und im Sinne einer professionellen Pfarrkommunikation. Abwechslung und Vielfalt sind gewährleistet.

Der Absender

Auch wenn der Newsletter aus "der Pfarre", dem Pfarrverband o.ä. kommt, müssen Sie überlegen, wer als Absender aufscheinen soll. Diese Person oder dieses Gremium richtet einleitende Worte an die Empfänger/innen, "unterschreibt" den Newsletter und signalisiert damit: Wir wollen mit euch Leser/innen in Kontakt bleiben!

Für Pfarren empfehlen wir, statt "der Pfarre" den Pfarrgemeinderat, den Pfarrverbandsrat, das Pfarrleitungsteam oder ähnliche Gremien als Absender zu etablieren. Dahinter stehen konkrete Personen, die Verantwortung tragen und die man kennnenlernen und bei Bedarf (über das Pfarrbüro) kontaktieren kann. Das wirkt vertrauensweckend und fördert, dass die Kommunikation zwischen den Leitungsgremien und den Pfarrmitgliedern nicht nur anlassbezogen aufflammt (Stichwort Pfarrgemeinderatswahl), sondern anhält.

Die Zielgruppe

Auch, wenn Sie den Newsletter für die ganze Pfarre, den Pfarrverband o.ä. gestalten, können diese nicht als EINE Zielgruppe betrachtet werden. Dafür sind zu viele unterschiedliche Menschen mit ihren je eigenen Interessen dabei. Überlegen Sie also, welche Inhalte im Newsletter für welche Zielgruppe gedacht sind, und passen Sie die einzelnen Beiträge entsprechend an. Bringen Sie Inhalte, die für die Zielgruppe relevant sind. Verwenden Sie geeignete Bilder und eine verständliche Sprache.

Die Struktur

Vielfalt braucht einen Überblick. Es macht Sinn, dem Newsletter durch Rubriken oder Zwischentitel eine Ordnung zu geben. Es bieten sich an „Aus der Diözese“, „Weltkirche“, „Junge Kirche“, „Geistlicher Impuls“, "Veranstaltungshinweise", „Bildung“, Impressum, uvm.

Vorübergehende, zeitlich begrenzte Schwerpunktbereiche heben die Bedeutung der Thematik hervor: Fastenzeit, Nachhaltigkeit, Berufung, …

In der Kürze

...liegt auch in Newslettern die Würze. Meldungen im Newsletter reißen ein Thema oder eine Geschichte nur kurz, also in wenigen Zeilen, an. Die Kurznachricht ist meist nur eine Zusammenfassung und verweist durch einen Link auf einen längeren Bericht z.B. auf Ihrer Website.

Nur, weil Newsletter-Meldungen kurz gehalten werden, darf es in einem Newsletter nicht zu viele davon geben. Auch hier gilt das Motto: Weniger ist mehr. Je kürzer und übersichtlicher der Newsletter, desto wahrscheinlicher wird er tatsächlich gelesen. Filtern Sie also die wirklich wichtigen Dinge heraus und setzen Sie Schwerpunkte. Und vergessen Sie nicht, Sie haben noch andere Pfarrmedien, über die Sie mit Ihren Pfarrmitgliedern kommunizieren können.

Interaktion

Auch, wenn bei einem Newsletter die Kommunikation stark in eine Richtung verläuft, sprich von Ihnen zu den Empfänger/innen, können und sollten Sie Gelegenheiten zum Austausch einbauen. Dies kann eine gelegentliche Umfrage sein, aber v.a. auch das regelmäßige Kontaktangebot, als Redaktion für Fragen, Anregungen und Wünsche erreichbar zu sein. Möglichst durch konkrete Personen statt "Pfarrkanzlei".

Häufigkeit

Als Newsletter-Empfänger/innen wissen wir alle gut genug, ab wann wir einen Newsletter gar nicht mehr wahrnehmen, weil er zu häufig in unserem Postfach landet und wir mit dem Lesen nicht nachkommen. Geben Sie Ihrem Newsletter einen "gesunden" Rhythmus, auf den sich die Empfänger/innen verlassen können. Für Pfarren empfehlen wir, den Newsletter nicht häufiger als monatlich zu verschicken.

Anmeldung

Wenn Sie wollen, dass Menschen Ihren Newsletter abonnieren, machen Sie in Ihren Pfarrmedien deutlich darauf aufmerksam! Bieten Sie auf der Homepage eine leicht auffindbare und schnell auszufüllende Anmeldemaske an.

Seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss die Anmeldung zu einem Newsletter über ein Double-Opt-in erfolgen. Jede Person muss nach Anmeldung zum Newsletter ein E-Mail mit einer Aufforderung zur Bestätigung erhalten. Erst dann wird die E-Mail-Adresse im Verteiler aufgenommen. 

Wichtig: Bestehende E-Mail-Verteiler dürfen und können nicht einfach für einen neuen Newsletter verwendet werden. Sie müssen die Personen anschreiben und zum (erneuten) Abonnieren des Pfarrnewsletters einladen.

Im Sinne des Datenschutzes Ihrer Leser/innen ist es wichtig, diesen immer auch die Möglichkeit zur Abmeldung anzubieten. Machen Sie auch diese gut sichtbar, etwa am Ende des Newsletters.