Der Newsletter wird zumeist als eine reine Text-Version oder/und auch in HTML verschickt. Selten kommt das Versenden eines Newsletters als PDF-Dokument im Anhang einer Mail vor.
Das Öffnen der E-Mails und das Klickverhalten der LeserInnen können zu statistischen Zwecken registriert und ausgewertet werden. Hieraus können Empfängerverhalten wie Anzahl der Öffnungen, Weiterleitungen usw. ersehen und das erlangte Wissen für weitere Newsletter genutzt werden.
Programme zum Versand
Bei der Suche im Internet findet man eine Vielzahl von Programmen, die eine Verwaltung von Verteilerlisten, ein automatisches An- und Abmelden, sowie ein einfaches Gestalten (Design) von Newslettern ermöglichen. Angebote gibt es in allen Preisklassen. Die Unterschiedlichkeit im Preis begründet sich meist an der Flexibilität der Softwarelösung und mit welcher Geschwindigkeit E-Mails produziert und versendet werden können.
Freeware-Varianten bzw. Versionen für den privaten, nichtkommerziellen Einsatz haben häufig Begrenzungen etwa bei der Zahl der EmpfängerInnen. Ein Newsletter kann auch über gängige Mail-Programme verschickt werden. Dabei werden die Mails an eine Verteilerliste versandt, die über das Adressbuch verwaltet wird. Die EmpfängerInnen kommen hierbei – auch aus Datenschutzgründen – ins BCC-Feld.